Universidad Austral de Chile
Escuela de Ingeniería Comercial
Sistemas de Información en Ciencias Empresariales
Impacto de los Sistemas de Información en las Organizaciones
Profesor Responsable:
Cristian Salazar C.
Evelyn Cárcamo Bello
Valdivia - Chile
Junio 2010
Es indudable que los Sistemas de Información han sido uno de los avances tecnológicos más importantes que se ha desarrollado durante los últimos años.
Es así como, poco a poco, estos sistemas se han convertido en un recurso trascendental en el funcionamiento de las organizaciones, debido a que estas tecnologías han demostrado generar más agilidad mediante la optimización de la información y el desarrollo informático.
De esta manera, los Sistemas de Información han pasado a ser pilar fundamental del avance empresarial, pues se espera que su aplicación genere mayor competitividad al interior de la organización, obteniéndose mayor eficiencia, mayor eficacia y una optimización de los procesos.
Es por ello que se debe entender lo que significa un Sistema de Información, y los temas que se relacionan con él, para luego visualizar y analizar el verdadero efecto que estas tecnologías pueden provocar en las organizaciones, de acuerdo a sus distintas aplicaciones.
Un Sistema de Información (SI), es aquél que permite recopilar, administrar y manipular un conjunto de datos que conforman la información necesaria para que los estamentos ejecutivos de una organización puedan realizar una toma de decisiones informadamente.
En otras palabras, se puede decir que un SI es un conjunto de elementos que permiten manipular toda la información necesaria para el proceso de toma de decisiones.
De manera similar a un ser vivo, un Sistema de Información presenta un ciclo de vida, el cual e encuentra conformado por determinadas etapas, donde éste va a estar relacionado directamente de la empresa. Así, un SI nace, se desarrolla y muere junto con la empresa. Es por esto entonces que el ciclo de vida de los SI se encuentra enfocado por períodos de análisis y de diseño.
La idea de construir un SI para una organización aparece cuando los niveles ejecutivos de la organización determinan que la forma actual de controlar y mantener la información, es insuficiente para los volúmenes que se manejan, inoportuna respecto al tiempo requerido en la toma de decisiones o incompatible con las normas y políticas de la empresa.
Existen tres estrategias para el desarrollo de sistemas: el método clásico del ciclo de vida de desarrollo de sistemas, el método de desarrollo por análisis estructurado y el método de construcción de prototipos de sistemas. (Castañeda, C)
El desarrollo de nuevos SI, ya sea mediante cualquiera de los 3 tipos de estrategias de desarrollo mencionadas anteriormente, representa un significativo beneficio para las distintas organizaciones que existen, pues si estos sistemas son aplicados de manera adecuada pueden llegar a ser realmente efectivos.
El método clásico de ciclo de vida de desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información. El método del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas consta de 6 fases:
1) Investigación Preliminar
2) Determinación de los requerimientos del sistema
3) Diseño del sistema (Diseño Lógico)
4) Desarrollo del software (Diseño Físico)
5) Prueba de sistemas
6) Implantación y evaluación
(Castañeda, C)
Otra de las estrategias de desarrollo mencionadas es la del método de desarrollo por análisis estructurado. Este método busca superar la dificultad de comprender de manera completa sistemas grandes y complejos, lo cual lo hace por medio de:
1) La división del sistema en componentes
2) La construcción de un modelo del sistema.
El análisis estructurado se concentra en especificar lo que se requiere que haga el sistema o la aplicación. Permite que las personas observen los elementos lógicos separados de los componentes físicos. Después de esto se puede desarrollar un diseño físico eficiente para la situación donde será utilizado. (Castañeda, C)
Y la última estrategia para desarrolla SI es el método del prototipo de sistemas. La construcción de prototipos representa una estrategia de desarrollo, cuando no es posible determinar todos los requerimientos del usuario. Es por ello que incluye el desarrollo interactivo o en continua evolución, donde el usuario participa de forma directa en el proceso.
Este método resulta útil para probar la facilidad del sistema e identificar los requerimientos del usuario, evaluar el diseño de un sistema o examinar el uso de una aplicación. El método del prototipo de sistemas consta de 5 etapas:
1) Identificación de requerimientos conocidos.
2) Desarrollo de un modelo de trabajo.
3) Utilización del prototipo.
4) Revisión del prototipo.
5) Repetición del proceso las veces que sea necesarias.
(Castañeda, C)
De acuerdo a lo anterior, se puede decir que el área de informática es considerada al interior de las organizaciones como herramienta indispensable para poder soportar y complementar las distintas funciones que las forman. Sin embargo, los Sistemas de Información, cada vez más están siendo considerados como una real oportunidad a la hora de obtener ventajas en lo relacionado a los negocios. Es así como estos sistemas representan uno de los instrumentos que pueden mejorar e manera significativa la estructura competitiva de la empresa.
Por consiguiente, los Sistemas de Información determinan la demanda de aplicaciones de la organización, y pueden clasificarse de diversas formas:
• Por el nivel de automatización alcanzado;
• Por la naturaleza de sus entradas y salidas;
• Por su relación con la toma de decisiones;
• Por el valor que representan para la organización.
(Castañeda, C)
Adicionalmente es importante señalar que entre los beneficios que proporcionan los Sistemas de Información se encuentra el crecimiento de los volúmenes de venta, el incremento y mejora del nivel de servicio a los clientes, el aumento de la productividad y la reducción de costos, y la mejora en la eficiencia en el manejo de los recursos económicos de la empresa. (Sánchez, D. 2000)
Por su parte, los Sistemas de Información Estratégicos constituyen el uso de las Tecnologías de la Información para sostener o dar forma a la estrategia competitiva de la organización. Los SI estratégicos ayudan a obtener o mantener una ventaja competitiva, a establecer un enlace entre la organización y su medio ambiente, con el fin de lograr la información que se requiere para la formulación, implementación y seguimiento de las estrategias. Además proveen de un mecanismo para la planeación y toma de decisiones estratégicas.
Dentro de los beneficios que se pueden obtener de este tipo de sistemas se encuentra el establecer una clara diferenciación en el producto o servicio ofrecido, la creación de barreras de entrada para competidores, sustitutos o posibles nuevos entrantes a una industria determinada, la creación de barreras de salida para los compradores, establecer dependencias funcionales en la relación cliente-proveedor, y lograr una posición estratégica anticipándose a la competencia. (Sánchez, D. 2000)
A pesar de ello, la aplicación de este tipo de tecnologías en las organizaciones no es tan sencilla. Pues se trata de un proceso que requiere tiempo y recursos que no siempre están disponibles en estas organizaciones.
Es así como las nuevas organizaciones deben rescatar las ventajas que tiene la función informática, la que debe ser capaz de responder a necesidades dinámicas de la empresa en forma rápida, flexible y con bajo costo. (Sánchez, D. 2000)
Por lo tanto, es imperativo que las empresas realicen una administración estratégica de la tecnología, e identifiquen las áreas de oportunidad que existen para generar ventajas competitivas mediante el uso de las Tecnologías de la Información.
Luego, mediante una correcta utilización de los Sistemas de Información, se podrá ver que, poco a poco, este tipo de tecnologías tendrá un efecto positivo en aquellas áreas de la organización que las utilicen, pues serán pasarán a formar parte del difícil proceso de toma de decisiones, siendo una de las partes vitales en este proceso.
Es importante señalar que el buen desempeño del uso de Tecnologías de Información en una organización dependerá de la armonía entre las estrategias, la infraestructura y los distintos procesos del negocio que se encuentren asociados a los recursos tecnológicos. Es por esto que las organizaciones interesadas en aplicar las estas tecnologías deben revisar las distintas estrategias que presentan, para que de esta forma puedan implementar una adecuada estructura tecnológica, en donde se tome en cuenta las tendencias tecnológicas y la visión de lo que se quiere en el futuro.
De acuerdo a lo anterior, tanto los Sistemas de Información como las Tecnologías de Información, se deben considerar en el proceso de formulación de la estrategia empresarial, pues se debe intentar que los SI y las TI formen parte de esta realidad. (Sánchez, D. 2000)
Las Tecnologías de la Información deben estar unidas a los procesos de la organización como uno de los insumos de control de los mismos. Para la definición de las necesidades de información y de sistemas, deben identificarse ciertas directrices; así mismo se deben identificar oportunidades con base en la creación de ventajas competitivas, modificaciones a la base de la competencia y cambios en la fuerza del mercado. (Sánchez, D. 2000)
Una vez identificados los procesos que pueden apoyarse en las Tecnologías de la Información, es necesaria la evaluación de los mismos para saber que tan efectivo es su funcionamiento, y qué tan factible es el uso de las Tecnologías de la Información en ellos. La tecnología permitirá entonces rediseñar los procesos actuales, mediante nuevas y más modernas técnicas. (Sánchez, D. 2000)
Además de lo que se menciona anteriormente, se debe agregar que todas las organizaciones son sistemas de procesamiento de información. Por lo tanto es fundamental que esto sea asumido completamente por directivos y responsables de las empresas, ya que cualquier actividad desarrollada en la empresa, necesita procesar información para su funcionamiento. (Paños, A. 1999)
Es así entonces que, mediante la utilización de los Sistemas de Información, existe mayor posibilidad de aprovechar la información para mejorar la competitividad de las empresas mediante el análisis de la cadena de valor, generando valor añadido como consecuencia de un uso más eficiente de la información inherente a cada actividad. Asimismo, la información se convierte en un recurso estratégico para las empresas y se integra dentro de su proceso de planificación estratégica.
De esta manera, la información se ha convertido en un recurso clave para las empresas a todos los niveles jerárquicos y para todos los departamentos ya que las organizaciones deben conseguir, procesar, usar y comunicar información, tanto interna como externa, en sus procesos de planificación, dirección y toma de decisiones. (Paños, A. 1999)
En virtud de lo mencionado previamente, para poder obtener un buen rendimiento de los Sistemas de Información y de las Tecnologías de la Información, es vital una adecuada gestión de dichas tecnologías. Para ello es importante que la persona que se encuentre a cargo de la función informática posea las competencias que el puesto requiere. De igual forma, el gestor de la función debe identificar claramente los objetivos estratégicos correspondientes al área. Además, es necesario que la persona encargada esté al tanto de toda la información que se relacione con la operación diaria de esta área. Por último, es fundamental que el gestor pueda realizar una evaluación entre la información disponible y los objetivos previamente establecidos. (Urquiza, A. 2007)
Por otro lado, y con el objetivo de aprovechar de mejor manera la información con que cuenta la organización, han surgido ciertas tecnologías que permiten mejorar el funcionamiento de la empresa. Una de ellas es el almacén de datos corporativo (Data warehouse) o la minería de datos (Data Minig), la que pretende explotar gran cantidad de datos, extrayendo información significativa que aporte conocimiento al negocio a través de la determinación de factores ocultos, tendencias y correlaciones, ayudando en la toma de decisiones y por tanto proporcionando una ventaja competitiva. (De Soto y Cuervo, 2006)
Adicionalmente, se encuentran los modelos de datos relacionales para las distintas áreas de la empresa, tales como producción, planificación, almacenaje, contabilidad, finanzas, ventas, marketing o recursos humanos. A través del uso de estos modelos se puede generar una integración de todos los datos generados dentro de la organización. Así, aparecen los sistemas ERP, los que producen integración, constituyéndose como una solución global para el sistema de información de la empresa. Además, estos sistemas se adaptan fácilmente a los diversos gestores existentes en el mercado. (De Soto y Cuervo, 2006)
De igual forma, y muy relacionados con los sistemas ERP, se encuentran los sistemas específicos de gestión de ciertos procesos fundamentales de la empresa, como por ejemplo, los sistemas de gestión de la cadena de suministros (SCM, Supply Chain Management), o sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM, Customer Relationship Management).
SCM abarca el conjunto de procesos de producción y logística cuyo objetivo final es la entrega de un producto a un cliente, lo que incluye que la cadena de suministro contenga todas las actividades asociadas, desde la obtención de materiales para la transformación del producto, hasta su colocación en el mercado. Es así como mediante el uso de esta herramienta, las organizaciones disponen de una mayor visibilidad en la totalidad de la cadena de suministro, lo que les permite reducir los gastos, mejorar la eficiencia operacional y responder con mayor rapidez a la demanda del cliente. (De Soto y Cuervo, 2006)
Por su parte, los sistemas CRM son herramientas de ayuda a la venta, es decir, ellos contemplan globalmente la relación Organización-Cliente, lo que permite planificar adecuadamente las gestiones de marketing y comerciales con clientes. Estos sistemas incluyen la tecnología con el objetivo de ayudar en la gestión de su base de clientes, conectando bases de datos diferentes, tales como cifras de ventas, actividades de call center, incisión web e incisión móvil para conseguir información relevante acerca de las interacciones con los clientes. (De Soto y Cuervo, 2006)
Por último, una de las aplicaciones, derivadas de las Tecnologías de la Información, más útiles para las organizaciones es el eLearning. Esta tecnología ofrece una ventaja en relación a la gestión del conocimiento en las distintas empresas, debido a su facilidad de empleo, comunicación, distribución y actualización.
Mediante esta tecnología se logra facilitar la búsqueda de información, permitiendo que cualquier tipo de actividad de consulta ó análisis se pueda realizar ágilmente. Lo anterior genera una cantidad mayor de tiempo que se dedica a la interpretación y análisis de la información, encontrando en ésta los factores que hicieron el proyecto exitoso y que pueden repetirse en otros proyectos y obteniendo los factores negativos que se deben tener en cuenta para que no se repitan. La reducción de tiempo que utiliza en la búsqueda de información puede ser empleado por los usuarios en actividades más productivas para la empresa.
Otro punto a considerar en este tipo de tecnología es la forma en que se presenta el sistema a los usuarios, pues ésta debe ser lo suficientemente “amigable” hacia los usuarios para que invite a los usuarios a utilizarla, debe crear un ambiente propicio en el cual éstos se sientan cómodos, generando conocimiento y valor a la empresa. (Méndez, J.M. 2006)
Finalmente, y de acuerdo a todo lo mencionado en este documento, en primer lugar se puede afirmar que un Sistema de Información existe durante toda la vida de la organización, pues su ciclo de vida esta directamente relacionado con el ciclo que presenten las distintas organizaciones que los utilicen.
Además, es indudable que la información es considerada como un recurso estratégico de primer orden al interior de la organización, cuya adecuada administración mediante los Sistemas de Información y las distintas Tecnologías de Información, puede aportar a las empresas nuevas fórmulas de trabajo, de manera de que las empresas puedan mejorar su competitividad.
Asimismo, queda claro que en cada uno de los componentes de las Tecnologías de la Información existen oportunidades para apoyar la estrategia corporativa. Es así como el desarrollo de una adecuada tecnología de información, con el objetivo de apoyar la estrategia de la empresa, es de gran importancia para que la organización se pueda desenvolver y competir a nivel mundial.
De igual forma, es absolutamente necesario que la gestión se preocupe de generar un entorno al interior de la organización que se dedique a la buena aplicación e implementación de las Tecnologías de la Información, de manera que se logre obtener resultados exitosos. Por ello, se debe asegurar que la estrategia de la función encargada de las Tecnologías de la Información refleje la estrategia de la empresa, así como también que la demanda de las diferentes aplicaciones reflejen la necesidad real y crítica de la empresa. Por lo tanto, la oferta de sistemas y tecnología deberá ser adecuada para esta demanda.
Bibliografía:
• Castañeda, C. “Ciclo de Vida de un Sistema de Información”. Versión Completa en: http://www.monografias.com/trabajos29/ciclo-sistema/ciclo-sistema.shtml
• De la Fuente, L. 2001. “Impacto de la Tecnología en la Organización”. Versión Completa en: www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/imptec.htm
• De Soto, A. y Cuervo, E. 2006. “Nuevas Tendencias en Sistemas de Información: Procesos y Servicios”.
• Méndez, J.M. 2006. “e-Learning como herramienta para la gestión del conocimiento en empresas de construcción”. Universidad de los Andes, Bogotá D.C., Colombia.
• Paños, A. 1999. “Reflexiones sobre el papel de la Información como Recurso Competitivo de la Empresa”. Universidad de Murcia: Anales de Documentación.
• Sánchez, D. 2000. “Evolución de las Tecnologías de la Información”. Universidad de Carabobo, Valencia, España. Versión Completa en: http://www.monografias.com/trabajos45/tecnologias-y-planificacion/tecnologias-y-planificacion2.shtml
• Urquiza, A. 2007. “Aplicación de modelos de competencias a la gestión de sistemas de información”. Universidad Francisco de Vitoria: Revista Española de Innovación, Calidad e Ingeniería del Software.
